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让枯躁的会议变得有趣高效

夏谷软件    发表于    2020/9/17 23:48:27

如何让开会消耗的时间发挥最大价值,下面几条建议或许能让你的会议有趣且高效。

让会议以非同寻常的事件为开端,设置明确议程。每次会议由不同的人来主持,可以以一个鼓舞人心的典故、故事、畅销商业书籍中的一段文章作为会议的开始。保证会议讨论有价值的内容,要事先设定开会的主题,让参会的人有所准备。坚持当下的会议议项,剔除所有和会议无关的讨论。

会议尽量简洁,严格遵守时间限制。通常大公司的会议都会有人迟到,在拖拖拉拉中迟迟无法开始。大多数人参加会议都是将精力花费在如何圆滑地“打官腔”上。因此整肃开会风气十分必要。

柳传志曾说过联想开会的规则:联想开会,谁迟到的话罚站一分钟;会议正开的时候停下来让你默哀式站一分钟。此外,如果是在苹果公司,那些华而不实的汇报陈述会被无情地打断,或者直接把人赶出会议室。从乔布斯重新掌管苹果开始,苹果就摒弃了正襟危坐的开会风格,他认为僵硬的工作流程会扼杀创意。应该让大家简单直接地表达意见,让问题和态度一目了然。

充分表达意见,区分“讨论”与“争吵”。无论参会者隶属于哪个部门,都要让他们发挥作用,绝不是“到场了”就可以的。要让他们亲自加入到讨论中。但是要注意,有时意见不统一的双方僵持不下,不是在讨论实际问题,只是为了“面子”一争高下。

通用首席执行官玛丽·巴拉十分注重为每个人提供表达想法的机会,甚至有意地让不同知识背景、不同理念的人坐在同一张会议桌上进行讨论,充分听取差异化人才的建议。

汽车之家有个很简单的方式应对无谓的争吵,他们在需要做决策的时候让参会人员轮流陈述观点,然后归类。创始人李想认为很多公司决策特慢,会开得又臭又长,最核心问题是每个人建立在不同视角上开会,所以认识不一样。“最后会发现,其实我想要的跟他们想要的都是一样的。”他说。

换不同的场所,排除外部干扰。人们倾向于每周坐在同样的地方,同样的人旁边。要鼓励大家跟不常接触的人坐在一起增加新鲜感。同时开会的地方可以时常更换。同时,制定“无手机”原则,开会时排除一切干扰,因为人们在专注于通过手机处理问题的时候是无法集中精力开会的。

根据白领平均参会时间统计结果显示,有三成职场人员认为自己参加的会议毫无意义,有三成的人每天要参加1到5小时不等的会议。开会已经占据了很大一部分工作时间,因此我们要想办法让它变得更有意义。


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