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拯救拖延症患者

夏谷软件    发表于    2020/9/4 16:07:41

拖延症是指自我调节失败,在能够预料后果有害的情况下,仍然把计划要做的事情往后推迟的一种行为。不知道从什么时候开始,“拖延”成了现代成年人的一种常态。无论在生活还是工作中,总有人被“习惯性的拖延”所困扰。一些人要熬夜狂赶工,才能按时把活儿交上,搞得自己心烦意乱,日子过得一团糟;有些人干脆没赶上,不能如期完成自己的任务,结果给团队造成了麻烦,也影响了整个项目,最后自己罪恶感爆棚。

  明确的完工期限可以让你提起干劲来,促使你集中注意力,权衡事务的轻重缓急,与团队高效合作,最终如期完成任务,从而使整个项目按计划顺利进行。

  这个角度考虑,“完工期限”其实是帮你给多个任务排序的现成工具:某个任务的完工期限接近了,就要把优先级提高,集中时间精力去完成。

  “完工期限”还可以帮你更直观地估计自己的工作量:如果周五要交一个东西,而且你知道从现在到周五所有的时间都要用在这上面,那么这期间的其他任务或者会议就可以一口拒绝掉。最终你知道自己能及时做完,这个日期就没什么可怕的了。能够如期完成任务,那种胜利的感觉好极了。

  若能善加利用,“完工期限”非但不会让你压力爆棚,而且能让你的工作效率大大提升。以下方法值得一试:

  只给重要的工作划期限。

  之所以感到苦恼,部分原因是我们向别人做出的承诺。我们总觉得应该给所有任务都划定完工期,从而倍感压力。其实如果一个任务没那么着急,就不必给出一个确切的日期,别人问起来就说“记在待办列表上了”。这样一来,你可以把这个任务排进日程慢慢做,不会有“完工期限”的压力。

  还有,若无必要,就别答应说具体哪天做完。你可以说“马上做完”、“下星期做完”或者“过一阵给你做”,不要说“周五中午之前给你”。这样可以给自己多留下一点喘息的余地,不会觉得自己没遵守约好的时间。

  如果是个很紧要的任务,而且你觉得可能会被别的重要性较低的东西干扰,无法一心一意地做这一件事,那就划个“完工期限”好了。这样你会感受到紧迫感和压力,足以催促你自己做完这件事。你要把自己定的完工日期告诉同事或上司,或者定期开会汇报进度。

  然后你要把握好节奏。别像大学期末考试一样,只定一个最终完成日期。你要把大的任务拆分成几部分,分别设定完工期限。如果能有其他人帮你在交出整体成果之前整合一下,这个方法就特别好用。比如说,哪一天完成初稿,哪天完成通读,什么时候完成修订稿等等。任务拆分越细,每部分间隔时间越短,你就越不会拖延,而拖延正是额外压力的来源。

  留出机动时间。

给自己划个完工期限,在实际的交工日期前一两天,提前完成任务。假设别人不会按时完成,也是个有用的法子,留出了缓冲时间。  

时刻与相关各方沟通。

  如果遇到会显著影响进度的问题,你一定要勤于沟通。也就是说,对于耗时比预期长的难题,还未得出的结果,人员配备的问题,客户没有提供必要的信息……诸如此类问题,你一定要让别人知道。

  随时把情况告诉重要相关方,就可以通过协商对完工期限进行相应调整;或者提前知会对方(尤其是外部客户),如果有人未能及时交工,整个项目的完成时间可能就需要调整。在多数情况下,你不用给外部不可控因素造成的延迟找借口,只要及时沟通,解释清楚原因就好了。

  有时候如果你意识到自己赶不上交工日期了,或者某个任务不那么紧迫了,那就去跟让你做这件事的人说一声。可能只要说清楚“我们本来说好周五做完给你,但因为什么什么什么原因,我可能最早要下周才能给你了”,重新定个交工期就行了;假如你不确定什么时候能做完,也可以直说。这样对方就可以想别的办法。

  虽然承认自己没能如期完成任务感觉很差,还很尴尬,但如实坦白能帮你减轻压力,对客户关系也有好处。

  只要方法得当,“完工期限”就可以成为你工作的动力。不太重要的任务没必要设置明确的交工日期,重要的任务分成几部分,分别划定完成时间。然后利用以上方法,每天充满干劲地按时完成任务,摆脱压力困扰。


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